Comparativa a fondo de las mejores apps de tareas para Android, ¿con cuál organizarás tu día a día?

Organizar bien nuestro tiempo es de vital importancia para poder llegar a todo, tanto si es en el trabajo como con nuestros proyectos personales. Todavía quedan nostálgicos que prefieren los calendarios y agendas de papel, pero no se puede negar que los móviles son herramientas de trabajo muy completas y versátiles con las que organizar y gestionar nuestro tiempo. Hay aplicaciones para todo.

Las herramientas de productividad son una categoría destacada en la tienda Google Play y en este caso vamos a centrarnos en una tipología muy popular que puede ser de gran utilidad en el día a día: los gestores de tareas. Para la ocasión, enfrentamos siete de los servicios de gestión de tareas más completos.

Google Keep: simplicidad para uso personal

Google Keep forma parte del paquete de aplicaciones que vienen instaladas de serie con Android y es una opción muy interesante de cara a la organización personal.  Es una app sencilla que a la vez nos ofrece una buena variedad de funciones.

Permite crear distintos tipos de contenidos como nota de texto, checklist de tareas, dibujos a mano alzada, notas de voz, imágenes... Permite crear recordatorios según la ubicación o con fecha y hora, para que no se te olvide nada. Además tiene un diseño muy cuidado acorde con el estilo 'Material you' y es completamente gratis.

Google Tasks: la compañera perfecta de Calendar

Seguimos con otra propuesta de Google, esta vez más centrada en la creación de tareas y recordatorios. Google Tasks es muy simple y aquí radica gran parte de su comodidad. Podemos crear listas de tareas para tener nuestros proyectos bien ordenados, asignar fecha y hora a cada tarea, especificar detalles o añadir subtareas.

Su punto fuerte es que se sincroniza con Gmail y Calendar, de forma que podremos añadir tareas desde un correo electrónico o ver aquellas que tenemos pendientes directamente en el calendario. Sin duda la opción más recomendable si usas la suite de Google para organizarte y quieres algo perfectamente integrado. La pega es que por sí sola resulta demasiado básica.

Microsoft To Do: una muy digna heredera de Wunderlist

Cambiamos de tercio y nos vamos con Microsoft, compañía que hace ya unos cuantos años compró la famosa app de tareas Wunderlist y que hoy han transformado en Microsoft To Do. Tiene una interfaz muy sencilla y limpia que nos permite crear distintas listas de tareas y cuenta con otras vistas predefinidas como 'Mi día' o 'Planeado' para ver tareas programadas.

Es una app sencilla, pero que ofrece muchas opciones. Podemos invitar a otros usuarios y asignarles tareas, por lo que puede ser una opción para trabajo en equipo. Además, en cada tarea tenemos bastantes opciones como añadir recordatorios, ponerles fecha límite, hacer que se repitan, añadir archivos o subtareas que dependan de ellas. También se puede integrar con Office 365.

Workflowy: que su sencillez no te engañe

Si te va la simplicidad, Workflowy es probablemente la app para ti. La interfaz es una página en blanco donde podemos ir creando una lista de tareas. Puedes quedarte simplemente en el nombre de la tarea o, si pulsas sobre ella, añadir subtareas, compartir con otros participantes, añadir archivos y muchísimo más. Para completar las tareas sólo hay que deslizar hacia la derecha y éstas se tacharán.

Quizá la sencillez sea también su punto débil y es que, como decíamos, de entrada Workflowy es una página en blanco. Hay que ir añadiendo tareas y subtareas para destapar todo su potencial, que no es poco. 

Notion: no te la acabarás

Notion es mucho más que una app de tareas. De hecho, las listas de tareas son solamente una pequeña porción de todo lo que nos permite hacer, pero se merece un puesto en esta lista porque ofrece muchísimas opciones a la hora de organizar nuestro día a día. Se pueden crear simples listas 'to-do' o bases de datos mucho más complejas con tags, fechas y más detalles asociados.

Si con Workflowy la simplicidad es una navaja de doble filo, pasa lo mismo con la complejidad de Notion y aquí puedo hablar a título personal. Incluso habiéndola usado durante años, sigo teniendo la sensación de que no he llegado a extraer todo su potencial. Otro punto en contra es que la versión de escritorio es mucho más potente que la app. Si quieres aprovecharla a tope, lo ideal es usarla en ambas plataformas.

Any.Do: una de las apps más populares y completas

Any.Do es una de las apps de tareas más populares, y hay razones. Tiene una interfaz muy limpia que nos permite organizar nuestro trabajo por proyectos y tareas, que a su vez permiten añadir subtareas, y ofrece bastantes funciones enfocadas al trabajo en equipo. También destaca su integración de calendario para poder ver todas nuestras tareas ordenadas por días.

Con Any.Do es posible compartir proyectos y hacer comentarios entre los miembros, pero eso sí, si quieres aprovechar al máximo sus capacidades de organización de equipos tendrás que hacerte con una suscripción Premium. También cuenta con la opción de recordatorios de lugar, permite adjuntar archivos y agregar archivos multimedia a las notas.

Todoist: todo por la productividad

Todoist es una de las soluciones más populares en esto de la gestión de tareas y es la que yo elegí hace ya varios años. Permite organizar las tareas por etiquetas, crear subtareas y, por supuesto, trabajar en equipo con posibilidad de hacer comentarios y adjuntar archivos. Pero lo que más me gusta es lo intuitiva que es. Por ejemplo al crear una tarea podemos escribir "Comprar leche hoy a las 11:30" o "Tomar Omega 3 todos los días a las 9". Automáticamente la app detectará el día y la hora a la que queremos que nos recuerde o si queremos que sea una tarea recurrente.

Otro detalle que hace especial a Todoist es que nos permite establecer la prioridad de cada tarea en cuatro niveles, así podemos priorizar mejor. Como curiosidad, cuenta con un sistema de 'karma' que nos premia si somos más productivos La pega es que si quieres sacarle todo el partido toca pasar por caja, pero vale la pena pagar si la usas a menudo.

Asana: especial para equipos

Si quieres gestionar las tareas de un equipo de gente, Asana es sin duda una de las opciones a tener en cuenta. También puede ser útil como gestor personal, pero su enfoque está claramente dirigido a la coordinación del trabajo entre varios miembros.

Tiene una interfaz bastante dinámica y ofrece las opciones de equipo habituales, pero les da un giro más social con la posibilidad de añadir Likes, mencionar a otros usuarios en los comentarios o destacar mensajes. Como curiosidad, es la app que usamos el equipo editorial de Xataka.

Trello: versatilidad en una interfaz muy visual

Trello es un claro ejemplo de que la interfaz es un punto clave en la organización de tareas. Tiene una estructura única de tableros y tarjetas que facilita la organización al mostrar todas las tareas de una forma mucho más visual, para que podamos ver cómo llevamos el ritmo de trabajo de un sólo vistazo.

Las tareas, o mejor dicho tarjetas, se agrupan en una especie de listas a las que han bautizado tableros, pero moverlas es tan sencillo como arrastrarlas a otro tablero. Dentro de cada tarjeta podemos añadir listas de subtareas, adjuntar archivos o añadir comentarios. También se organiza por colores y permite añadir pegatinas para destacar tarjetas. Trello ha marcado tendencia y muchos de sus competidores les han copiado se han inspirado en esta idea y ya tienen esta vista de tarjetas en sus apps.

Gestores de tareas, ¿cuál elegir?

Podríamos elegir un ganador, pero al final la decisión de usar un gestor de tareas u otro depende de las necesidades particulares para cada usuario. Hemos intentado elegir una selección de apps bastante variada en el sentido de que encontremos distintos enfoques. Si buscas una lista de tareas sencilla y usas los servicios de Google, Google Keep o Google Tasks son la opción más indicada.

Microsoft To Do, Todoist y Any.Do son quizá las tres opciones más fuertes si lo que buscas es una app con el enfoque centrado en las tareas, pero que ofrezca bastantes opciones. Por su parte, Workflowy y Notion apuestan por enfoques algo distintos, la primera destaca por la simplicidad y la segunda por todo lo contrario.

Terminamos con Asana y Trello, dos herramientas muy potentes que pueden venirte bien si quieres gestionar tareas en equipo y con interfaces muy visuales. Y tú, ¿con qué app organizas tu día a día?

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