Probamos Notion para Android, una app de trabajo dispuesta a poner las cosas difíciles a Evernote y Trello

Nunca hay suficientes buenas herramientas y apps de productividad y hoy os presentamos una de muy completa. A simples rasgos, Notion es un editor para tomar notas, crear wikis para equipos o gestionar y organizar tareas de forma colaborativa, todo desde el dispositivo que tú prefieras. Sus opciones están disponibles en equipos de escritorio, iOS desde hace un tiempo y, ahora, acaba de aterrizar en Google Play para ofrecer todo sus servivcios a los propietarios de un Android.

Uno de los objetivos de Notion es aportar en un solo espacio todas las herramientas que requiere un equipo, aunque es posible usarlo como un bloc de notas personal muy flexible. Simple, estético y directo en su uso. Según sus desarrolladores, un buen reemplazo para Google Docs o Evernote, incluso la popular Bear esxclusiva para iOS y MacOS.

Empezando tu espacio de trabajo

Lo primero que te pregunta la aplicación una vez instalada es el uso que vas a darle. para establecer las primeras características que vas a ver, y también orientarte en el plan comercial al que deberías acceder. Debes especificar a Notion si vas a utilizar la app como una herramienta de productividad personal o de trabajo y, si es de trabajo, si vas a usarla sólo o sola o de qué tamaño es el equipo que vas a invitar a colaborar: de menos de cinco personas, de cinco a 20, entre 20 y 100 o un grupo grande de más de 100 personas.

En el siguiente paso, Notion pretende clasificar tus obligaciones laborales según la ocupación profesional que mejor te describa. Atención al cliente, diseño, recursos humanos, programación, negocio emprendedor… Este paso definirá también las plantillas que verás y que supondrán tu primera toma de contacto con las múltiples posibilidades de tipos de contenido que permite Notion.

Entonces llega el momento de configurar la aplicación. Para empezar, es necesario establecer el nombre del espacio de trabajo, para identificarlo junto al equipo. La URL es personalizable, con lo que recordar tu propio canal (www.notion.so/xataka, por ejemplo) y luego compartirlo con el resto de miembros del equipo, es muy fácil. En este primer paso también es posible establecer los correos electrónicos que se aceptarán automáticamente como miembros con derecho a edición una vez entren en el espacio definido.

Es posible gestionar las notificaciones (concretamente, activar o desactivar notificaciones push o notificaciones por correo). Cualquier página que sigas o mención generará un aviso si así lo solicitas. Trabajar offline también es facilitado por la Notion. Todas aquellas páginas que hayas creado quedan en modo offline para que puedas navegar y seguir usándolas incluso cuando te hayas quedado sin conexión.

En cualquier momento puedes consultar tus dudas: dispones de la sección de "Ayuda", abajo del todo de la columna izquierda, que incluye un resumen de las últimas novedades, una lista con los atajos de teclado, tutoriales y guías e incluso un chat interno dónde preguntar a sus responsables, que prometen contestarlo todo.

Flexibilidad y muchas posibilidades

El trabajo en equipo requiere de muchas herramientas de planificación y orientación, así como espacio para crear contenidos. Notion ofrece todas esas posibilidades. Todas ellas vienen con ejemplos y plantillas para poder comprender enseguida su funcionamiento. Vamos a explicar las opciones de qué dispone y los diferentes tipos de contenidos que permite.

Creación de listas de tareas: Mover los diferentes elementos de una lista en Notion es muy cómodo ya que permite arrastrar y soltarlas con facilidad, además de poder crear casillas para marcar aquellas tareas ya completadas. Estas tareas se pueden organizar en vista de calendario, según su fecha de entrega, en tablas kanban, esepcialmente pensadas para desarrolladores (que además tienen facilidades para integrar líneas de código con buena legibilidad), o en simples tablas dinámicas.
Generación de páginas de contenido: Tenga aspecto de artículo, blog o documento enriquecido, Notion permite establecer una nueva página dónde entrar títulos, imágenes -o emojis- de cabecera, enlaces, subir documentos, insertar mapas y tablas, hilos de comentarios o paneles de cualquier tipo. Incluso puedes insertar vistas de calendarios dinámicos, con sus respectivas tareas con fecha de entrega.

Wikis: En lo que Notion denomina como "Knowledge Base", cada página creada puede enlazarse en la siguiente y, con eso, empieza la estructura que puede tener cualquier sistema wiki. Su creación es muy sencilla y, una vez enlazada, la página puede moverse a otros niveles con mucha facilidad, ya sea con la opción integrada en cada una de ellas o pulsando y manteniendo el dedo para mover esa página entre los diferentes niveles que marca la columna izquierda. La columna muestra los elementos enlazados en el mismo espacio de trabajo.

Planes de precios y disponibilidad de Notion

El precio inicial es totalmente gratuito, aunque con características bastante limitadas. El acceso gratuito está claramento orientado a hacer entender las dinámicas de funcionamiento de la aplicación y, si convence, permitir un acceso con transición más cómoda a los planes de pago.

Aunque el plan gratuito permite un número ilimitado de colaboradores, pronto se empieza a notar la restricción en la subida de archivos, hasta de 5MB de peso máximo, o el límite de almacén de hasta 1000 bloques (es decir, hasta mil elementos que pueden ser una imagen, calendario, documento, tabla o un mapa. A partir de los 4 dólares al mes, la cuenta de un solo miembro viene sin limitación de espacio ni límite de peso en los archivos que subas, además de permisos avanzados y soporte prioritario.

El trabajo en equipo de pago tiene una tarifa de 8 dólares por miembro y mes y a parte de todas las bondades mencionadas por su versión de pago, incluye herramientas de admin. La cuenta Enterprise, finalmente, está orientada a aquellos equipos de más de 50 personas y requieren contactar a los responsables de Notion para establecer tarifas exactas.

Notion es un servicio multiplataforma. Todas tus notas y tareas quedan sincronizadas y accesibles desde un dispositivo móvil, Mac, Windows o cualquier navegador. Puedes empezar a trabajar en tu escritorio, seguir en el bus con un teléfono iOS o Android, y acabar en el navegador de cualquier pantalla con conexión a internet.

Completa y bonita herramienta de trabajo

Hoy en día, cuando la misma tecnología es accesible para todos los desarrolladores y existe tanta competencia en el mundo de las aplicaciones móviles, la estética es el gran elemento diferencial en el que deben profundizar las startups que llegan al mercado. Notion ha sabido desarrollar una aplicación muy flexible, fácil de usar y de entender y, sobre todo, atractiva visualmente.